70 emailov denne, 8 videokonferencií, telefonáty,… Pomôže mi GTD?

„Marek, ale ja dostávam denne 70 nových emailov, mám 8 videokonferencií a do toho ešte telefonáty, notifikácie z chatu,… GTD metodika mi síce dáva logiku, ale počet úloh mi to nezníži. Ako mi teda princípy GTD môžu v mojej situácii pomôcť?“ – povzdych / otázka účastníčky na začiatku tréningu

Uff! Doba je stále rýchlejšia a dynamickejšia. A zdá sa, že lepšie to už nebude. Ja viem, zvládať toto množstvo povinností je extrémne náročné. Najmä pre náš mozog, pretože ten na takúto záplavu informácií a požiadaviek nie je stavaný. 

Výsledkom je, že väčšinu času pracujeme so zahlteným mozgom. Máme pocit, že máme plnú hlavu. A ak máme plnú hlavu úloh, zostáva nám veľmi málo mentálnej kapacity, ktorú by sme mohli použiť na ich riešenie. Preto častokrát prokrastinujeme, sme paralyzovaní, nevládzeme sa pohnúť. Je to podobné ako keď máme v počítači otvorených naraz 15 aplikácií a 30 záložiek v prehliadači. Naša operačná pamäť (RAM) je vyčerpaná, počítač funguje pomaly, mrzne.

Aby som sa teda vrátil ku komentáru účastníčky môjho tréningu… Súhlasím, GTD ani nič iné množstvo úloh primárne nezníži. Dunaj a úlohy budú prúdiť ďalej, nech sa deje, čo sa deje. Je však veľký rozdiel v tom, ako nové vstupy spracovávam. Proaktívne, s čistou hlavou, pomocou jasného štruktúrovaného rozhodovacieho procesu a s nadhľadom? Alebo reaktívne, nesystematicky, na poslednú chvíľu, v strese?

Metóda GTD učite nie je o tom, aby sme na konci dňa mali hotové úplne všetko. To je, samozrejme, nereálne. Cieľom je mať hotové tie najdôležitejšie veci a byť so svojou prácou spokojný. A to môžeme dosiahnuť práve vďaka kultivovaniu schopnosti optimálne reagovať na vstupy, ktoré ku mne prichádzajú. Umenie produktivity bez stresu spočíva v tom, aby sme prichádzajúcim vstupom venovali adekvátnu pozornosť, energiu a čas. Ani viac, ani menej. Presne toľko, koľko si ten-ktorý vstup zaslúži. 

GTD systém voláme familiárne aj externý mozog. S účastníkmi tréningov ho spolu vytvárame priamo v aplikácii, ktorú využívajú na prácu s emailami, kalendárom a úlohami. Nie je to nič iné ako systém práce so vstupmi (povinnosťami, úlohami), ktoré prichádzajú do nášho života, a ktoré chceme zvládnuť čo najproduktívnejšie. Budovaním Vášho vlastného externého mozgu Vás radi prevedieme v termíne 10.-12.2.2021 na našom online GTD tréningu.