Koľko času trávite neplánovanou prácou?

🗓️ Čo nie je v kalendári, to sa nestane. Hovoria to mnohí manažéri a možno si to hovoríte aj Vy. Naozaj❓

Možno sa toho stane oveľa viac ako si myslíte. Neveríte? Poďte si skúsiť malé cvičenie. 🤸

Zamyslite sa nad Vašim bežným pracovným dňom (alebo týždňom) a skúste si spísať, koľko času denne venujete neplánovanej práci. Teda veciam, ktoré nemáte vo svojom kalendári. Napr.:
➡️ ak Vám chodí povedzme 30-50 emailov denne, pravdepodobne Vám ich spracovanie trvá možno 30-60 minút denne. Alebo kľudne viac.
➡️ koľko času Vám zaberú prijaté telefonáty?
➡️ a koľko osobné vyrušenia od kolegov?
➡️ nejaký pravidelný reporting?
➡️ spracovanie poznámok zo stretnutia/porady?
➡️ ad-hoc problém, ktorý treba urgentne asap riešiť?
➡️ nejaká kávička s kolegami, rýchly relax, prestávka?
➡️ plánovanie?

Keď túto aktivitu robíme na #gtd školeniach, často účastníci identifikujú, že neplánovaným aktivitám venujú niekedy až 50% času. Nepoviem Vám, či je to veľa alebo málo, je to totiž veľmi individuálne a závislé od pracovnej pozície.

To čo Vám ale povedať viem, je to, že ľudia len veľmi málokedy s týmito aktivitami v kalendári počítajú. A potom sa stáva, že majú 80% dňa obsadeného naplánovanými udalosťami a popritom ešte potrebujú 50% dňa na neplánované aktivity. A to bez pracovných nocí a víkendov nevychádza. 🤷‍♂️

Čo teda s neplánovanými aktivitami? Časť z nich si možno viete naplánovať. A čo nenaplánujete, na to je potrebné nechať v kalendári adekvátnu rezervu. Eliminujete tým zbytočný stres a budete mať svoj deň viac pod kontrolou.