Ako metóda Getting Things Done® pomáha zvýšiť produktivitu v tímoch

Ako sa metóda GTD týka spolupráce v tímoch? Vzťahujú sa jej princípy aj na rozvoj organizačnej produktivity?

Podobné otázky dostávam ja a naši certifikovaní tréneri často. Väčšinou ich dostávame od ľudí, ktorí sa s metódou GTD iba zoznámili a zaujíma ich, či by mohli tieto schopnosti aplikovať aj pri spolupráci v rámci spoločnosti. Nakoľko sa metóda GTD primárne sústreďuje na efektívne sebariadenie jednotlivca a rozvoj osobnej produktivity, je prirodzené, že na prvý pohľad nemusí byť zrejmé jej prepojenie na produktívnu spoluprácu v tímoch.

Osvedčené postupy GTD je však možné uplatniť rovnako pre jednotlivca, v rámci tímu alebo aj celej firmy. Päť krokov GTD – zachytenie, ujasnenie, usporiadanie, premyslenie, zapojenie – sú predpokladom úspešného udržania kontroly a sústredenia naprieč celou firmou. Poďme sa na to pozrieť trošku podrobnejšie…

Čo robia najúspešnejšie tímy?​

Po prvé, veľmi dôsledne identifikujú, čo všetko vyžaduje ich pozornosť (zachytenie). Po druhé, definujú konkrétne výsledky, ktoré chcú spoločne dosiahnuť (ujasnenie). Po tretie, udržujú súpis všetkých projektov a úloh, rozdelených do jasných kategórií, s priradeným členom tímu, ktorý je za ne zodpovedný (usporiadanie). Po štvrté, pravidelne revidujú pokrok a výzvy a tým udržujú sústredenie na aktuálne priority (premyslenie). A po piate, vzájomnou zodpovednosťou sa navzájom podporujú v exekúcii úloh na úrovni jednotlivca, ktoré vedú k dosiahnutiu tímových výsledkov (zapojenie). 

Ako sa líši používanie princípov GTD v tíme od ich použitia u jednotlivca?

Tím musí mať vedúceho. Pre jednotlivca je zrejmé, kto by mal dané zručnosti implementovať (riadia sami seba), ale nie vždy je to zrejmé v tímoch. O tom sa musí rozhodnúť.

Tím potrebuje pre svoje fungovanie jasný zámer, zmysel. Popravde, zámer je niečo čo tím drží pohromade, dáva mu zmysel, je to dôvod, prečo tím vlastne existuje. Zatiaľ čo jednotlivec väčšinou začína s GTD tým, že dostane pod kontrolu všetky záležitosti vyžadujúce jeho pozornosť na operatívnej úrovni, a až potom sa začne zamýšľať nad svojim zámerom a cieľmi, v tíme sa začína ujasnením zámeru.

Tím nemusí nevyhnutne definovať jednotlivé ďalšie kroky súvisiace s jeho projektmi, pokiaľ je zodpovednosť primerane rozdelená medzi jednotlivých členov tímu. Na druhej strane, jednotlivec je zodpovedný za definovanie svojich ďalších krokov vo všetkých oblastiach svojich zodpovedností, či už sa to týka práce na tímovej úrovni alebo individuálnej práce.

Ako môže tím uplatniť zručnosti GTD?

Prácu tímu vykonávajú jednotlivci. Rovnako ako nemôžete „urobiť projekt“, ale iba jednotlivú úlohu vedúcu k projektovému cieľu, tím nemôže „urobiť“ nič bez toho, aby členovia tímu vykonávali individuálne aktivity. Preto tím ľudí vyškolených v GTD dokáže spolupracovať efektívnejšie, nakoľko členovia tímu sú lepšie schopní riadiť tímové projekty spôsobom, ktorý optimalizuje ich vlastnú produktivitu.

Skúste sa na to pozrieť takto: Dokážete naučiť tím čítať? Nie. Ale potrebuje tím ľudí, ktorí vedia čítať? Samozrejme. Môžete naučiť tím GTD? Tím ako skupina sa môže naučiť o princípoch zachytávania, ujasňovania, organizovania, atď. A do istej miery ich implementovať. Ak však niektorý člen tímu tieto postupy neaplikuje, trpí produktivita celého tímu. Preto organizácie často vyžívajú „team building“ ako nástroj na zníženie zlyhaní spôsobených jednotlivcami, ktorí nedodržiavajú osvedčené postupy sebariadenia. 

Komunikácia na pracovisku je dobrým príkladom toho, ako sa to môže odohrávať. Príliš veľa e-mailov a príliš veľa stretnutí často podkopáva tímovú morálku a výkon. Neoptimálny výkon podnieti viac stretnutí a e-mailov, ani jeden z nich však problém nevyrieši. Osobné neefektívne návyky členov tímu bránia tomu, aby bol tím efektívny. A naopak, tím ľudí s efektívnymi návykmi zostáva sústredený na želané výsledky a činnosti, a to na stretnutiach aj v komunikácii.

Nie je žiadnym tajomstvom, že vďaka tímovej práci môžu ľudia vytvárať a dosahovať úžasné veci. A s čím väčšou jasnosťou a sústredením pracuje každý člen tímu, tým viac môže tím dosiahnuť. Ale tím ako taký nedáva ľuďom automaticky schopnosť vykonávať prácu s jasnosťou a sústredením. To je úlohou GTD.

Ako funguje GTD so známymi prístupmi k organizačnému workflow?

Nie je prekvapujúce, že popularita GTD rastie do istej miery paralelne so záujmom o Six Sigma, Kanban, Lean, Agile, Scrum a podobnými prístupmi k riadeniu projektov a pracovného workflow.

Ak tieto metódy výrazne zlepšujú pracovný workflow a zvyšujú organizačnú produktivitu, potom GTD zosilňuje ich účinok vybavením jednotlivcov optimálnymi technikami na zvládanie zmien, integráciu nových informácií, rekalibráciu aktivít a sústredenie sa.

Všetci ľudia pracujúci s týmito organizačnými workflow modelmi, s ktorými som mal možnosť o tejto téme hovoriť, sa zhodujú v tom, že princípy GTD sú v súlade s týmito modelmi a podporujú ich implementáciu. Ako povedal jeden známy z tejto branže, „GTD je lean pre Vašu myseľ“. To znamená, žiadne zbytočné neproduktívne premýšľanie a mrhanie mentálnou kapacitou.

David Allen, tvorca metódy Getting Things Done

---

Zaujali Vás princípy GTD, či už z pohľadu osobnej alebo organizačnej produktivity a chceli by ste ich prínos preskúmať podrobnejšie? Začať môžete prečítaním knihy GTD, článkami na našom blogu, účasťou na našich webinároch a otvorených tréningoch alebo sa môžeme porozprávať o vnútrofiremnej prednáške alebo komplexnom internom programe pre Vašu spoločnosť.