Produktívne mítingy (alebo ako vyvážiť porady a prácu)

Príliš veľa stretnutí, porád?

Spolu so záplavou e-mailov je nadbytok mítingov hlavnou sťažnosťou ľudí žijúcich a pracujúcich v dnešnej informačnej dobe.

To však neznamená, že stretnutia nemôžu byť mimoriadne efektívne a dokonca nevyhnutné pre realizáciu zmysluplnej práce a dosahovanie výsledkov. Bolo by zaujímavým experimentom zrušiť všetky stretnutia a sledovať, čo sa stane. Čo by nám chýbalo? Aké negatívne dôsledky by to malo? Aké príležitosti by nám mohli ujsť? 

Aký je účel, cieľ, zmysel stretnutia?

Takýto experiment by nám umožnil nahliadnuť do toho, čo predstavuje konštruktívne a hodnotné stretnutie. Už len predstava experimentu odhalí kľúčovú zložku efektívnych stretnutí: poznať účel, cieľ, zmysel stretnutia. Základnou otázkou, na ktorú treba odpovedať pred začiatkom každého stretnutia, je: „Čo chceme dosiahnuť, aký je želaný výsledok stretnutia?“ Ak nie je jasný účel, nikto nepozná kritériá, na základe ktorých by bolo možné usmerňovať konverzáciu správnym smerom. A zároveň potenciálni účastníci nevedia, prečo by sa mali na danom mítingu zúčastniť. Takže, krok č.1, uistite sa, že účel každého stretnutia je jasný.

Za predpokladu, že účel stretnutia je jasný, druhým faktorom, ktorý treba zvážiť, je toto: Prečo by ste tam mali byť? Čo je Vašou prácou? Aké sú Vaše úlohy a zodpovednosti? Ako sa stretnutie týka Vašich povinností, cieľov? Ak sa stretnutie skutočne týka Vašich povinností a zodpovedností, choďte do toho. Ak to tak nie je, choďte od toho a pozvánku zdvorilo odmietnite.

Vzhľadom na to, že veľa spoločností sa usiluje o vytvorenie „kultúry spolupráce“, viem, že odmietnutie žiadosti o stretnutie môže vyznieť ako prejav rebélie. Predtým, ako súhlasíte s účasťou na akomkoľvek mítingu, si však zoberte dve minúty, aby ste identifikovali účel stretnutia a dôvod, prečo niekto očakáva Vašu účasť. Ak to z pozvánky nie je jasné, Váš dotaz môže znieť veľmi elegantne a zdvorilo: „Rád by som bol na stretnutí užitočný a prispel k jeho efektivite. Pomohlo by mi preto, ak by ste mi mohli priblížiť želaný výsledok stretnutia a či a ako môžem k tomuto výsledku prispieť.“

Ak je účel stretnutia jasný, malo by byť jasné, či je potrebné Vaše zapojenie. Ak nie je, môžete získať jasnosť ďalším dotazovaním. Pristupujte však k týmto rozhovorom s úmyslom prispieť k zmysluplným a efektívnym stretnutiam. Nie s úmyslom vyhýbať sa stretnutiam. Hľadaním jasnosti a snahou byť efektívny v tom, ako trávite čas, môžete ovplyvniť svojich kolegov, aby urobili to isté a pomôcť tak Vašej organizácii efektívnejšie využívať zdroje. 

Osvedčené postupy pre stretnutia

Existuje veľa osvedčených postupov pre produktívne mítingy, medzi ktoré patrí agenda stretnutia, sledovanie, či je agenda dodržiavaná, dodržanie alokovaného času, zaznamenanie a dosledovanie rozhodnutí a ďalších krokov (a kto ich má zrealizovať), poskytnutie priestoru všetkým zúčastneným a dostatočný počet prestávok (ak je porada dlhšia ako deväťdesiat minút). Kritickým základom je však jasný účel – pre stretnutie a Vašu úlohu v ňom.

„Stretnutia sú nevyhnutné, najmä ak nechcete nič robiť.“ – J. K. Galbraith

Stretnutia a e-mail

Neefektívne stretnutia prispievajú k ďalším neefektívnym zvykom, napríklad k plytvaniu času e-mailami. Alebo telefonátmi. „Nie som si istý, čo sme sa dohodli na projektovom stretnutí z hľadiska našej budúcej stratégie. Môže mi to niekto vysvetliť?“ A neefektívne e-maily prispievajú k ďalším neefektívnym stretnutiam. „Musíme sa znova stretnúť, aby sme si objasnili, o čom bolo naše posledné stretnutie a kto bude robiť čo a do kedy.“ A čím viac tolerujete tieto zvyky, tým viac Vás oberajú o čas a energiu.

Ak Vaše stretnutia nekončia s pocitom „to bolo užitočné stretnutie!“ je potrebná korekcia kurzu. Začnite objasnením účelu stretnutia. A sledujte, čo sa stane.

–David Allen, tvorca metódy GTD

P.S.: Pár tipov pre efektívne stretnutia nájdete aj v tomto jeden a pol minútovom videu od Daniela Pinka.

P.S.2: Osvedčené postupy pre rozvoj osobnej aj tímovej produktivity budeme rozoberať aj na našich otvorených GTD tréningoch. 21.-22.11.2019 v Prahe a 28.-29.11.2019 v Bratislave.