Dokážete vypnúť? Prečo pohotovostný režim znižuje našu produktivitu?

„Takmer všetko začne opäť fungovať, ak to na pár minút odpojíte. Vrátane Vás.“ – Anne Lamott, spisovateľka

Český psychoterapeut, Michal Mynář, v tomto videu hovorí, že ľudia v podstate fungujú v troch režimoch. Prvý režim by sme mohli nazvať online režim. V tomto režime podávame výkon, pracujeme na úlohách a dosahujeme výsledky. V tomto režime energiu vydávame. Jeho opakom je offline režim, v ktorom energiu dopĺňame, relaxujeme, odpočívame, dobíjame sa. A niekde medzi online a offline režimom sa nachádza stand by režim. A práve tento vyčerpávajúci pohotovostný režim je pre našu produktivitu častokrát veľmi nebezpečný, nakoľko oslabuje našu schopnosť podávať výkon v online móde a zároveň negatívne ovplyvňuje našu schopnosť relaxácie a regenerácie v offline móde. Náročné situácie totiž väčšinou netrvajú celý deň, niekedy trvajú hodinu, niekedy dve. O našu pozornosť nás však oberajú aj dlho pred tým a udržujú nás v stave pohotovosti, častokrát v strese.

Výskumy v oblasti kognitívnych vied (fungovanie mysle a mozgu) ukazujú, že schopnosť podávať výkon je priamoúmerná schopnosti relaxovať. Profesionálni športovci to vedia. Pokladajú za samozrejmé, že nemôžu podávať fyzický výkon 8 alebo 10 hodín denne. Preto fázy výkonu (online mód) kombinujú s fázami odpočinku, relaxácie a regenerácie (offline mód). Túto skutočnosť si však tažšie pripúšťame my, ľudia pracujúci hlavou, znalostní pracovníci.

My, ľudia pracujúci s informáciami, máme častokrát pocit, že naša hlava môže pracovať nonstop. Nerobíme si prestávky, nevieme sa vypnúť, máme v hlave neustály vír myšlienok, nosíme si prácu domov, nedokážeme relaxovať. Tento kolotoč myšlienok nám komplikuje schopnosť odpočívať a zároveň nás oberá o schopnosť sústredenia, keď potrebujeme podať výkon. Na našich GTD tréningoch definujeme produktivitu ako schopnosť byť optimálne zapojený do toho, čo práve robíme. To znamená byť plne sústredený, byť v prítomnom okamihu a dôverovať, že sa práve venujeme tej najdôležitejšej veci. Či už to znamená prezentovať pred predstavenstvom, telefonovať s klientom, čítať dcére rozprávku alebo sedieť s nohami na stole a relaxovať.

Dôležitosť relaxácie a spánku potvrdzuje aj slovenský neurogenetik, Tomáš Eichler, ktorý na základe svojich výskumov hovorí jasne: „Občas je dobré na nič nemyslieť, príliš veľa podnetov škodí bunkám v mozgu.“ Viac o jeho výskume si môžete prečítať v tomto rozhovore.

Vráťme sa však k pohotovostnému – stand by režimu. To je presne ten mód, v ktorom aktuálne síce nič neriešime a teda by sme mohli odpočívať, ale vieme, že nás čakajú nejaké úlohy a preto si nedovolíme úplne vypnúť. Premýšľame, čo nás čaká, máme plnú hlavu povinností. A to nám neumožňuje prechod do offline režimu. Do pohotovostného režimu sa často prepíname, keď už nemáme energiu byť online, teda podávať výkon. Problém je v tom, že v tomto režime energiu iba konzervujeme, nepribúda nám. Pohotovostný režim funguje podobne ako pri počítačoch – vieme sa z neho rýchlo prepnúť do online pracovného režimu. Avšak daňou za to je, že tento režim nás pomaly vybíja, aj keď si to možno neuvedomujeme.

Michal Mlynář radí, že neproduktívnemu pohotovostnému režimu sa môžeme vyhnúť trénovaním techník pre prítomný okamih. Byť tu a teraz. Ak viem, že v pondelok ma čaká dôležité pracovné stretnutie, asi mi nepomôže, ak budem na to celý víkend myslieť a kvôli tomu si takmer vôbec cez víkend neoddýchnem a v pondelok prídem na stretnutie unavený. Naša myseľ však chce mať nad situáciou kontrolu a preto nás núti neustále na veci myslieť, až pokým danú záležitosť neuzavrieme – nedokončíme. Dobrou správou je, že našej mysli v tom dokážeme pomôcť.

Americký psychológ, Roy Baumeister, totiž dokázal, že dokončenie úlohy nie je jedinou možnosťou ako uvoľniť mentálne napätie v našej hlave. Rovnaký efekt môžeme dosiahnuť s pomocou externého systému, ktorý uistí náš mozog, že úloha je zaznamenaná na dôveryhodnom mieste a že sa k jej realizácii dostaneme v správnom čase.

Schopnosť sústredenia na prítomný okamih a jasnú myseľ môžeme podporiť aj pomocou techniky Vyčistenie hlavy, ktorú robíme s účastníkmi našich tréningov v rámci kroku Zachytenie. Zachytenie je prvým krokom riadenia workflow podľa metódy GTD a jeho cieľom je dostať pod kontrolu všetky vstupy, ktoré prichádzajú do nášho sveta a zaujímajú našu pozornosť. Ak si túto techniku chcete aspoň čiastočne vyskúšať, zoberte si pero a list papiera alebo otvorte akúkoľvek aplikáciu na zapisovanie poznámok a venujte 5-10 minút tomu, že si zapíšete všetky podnety, ktoré majú vašu pozornosť. Záležitosti neanalyzujte, jednoducho si zapíšte všetko, čo sa vám točí v hlave. Či už je to niečo veľké, malé, dôležité, nedôležité, pracovné alebo súkromné, ak vás to napadlo, zapíšte si to. Pri tejto aktivite si väčšinou účastníci tréningov zapíšu 10 až 30 vecí. Ak by ste vyčisteniu hlavy venovali aspoň 30 minút, pravdepodobne by ste si zapísali viac ako 50 položiek. A všetky tieto záležitosti, ak ich nemáme zachytené v dôveryhodnom externom systéme, vytvárajú v našej hlave psychické napätie, ktoré nás oberá o schopnosť sústredenia a tým narúša našu produktivitu. Dostať veci z hlavy do externého mozgu – GTD systému je preto prvým krokom na našej ceste k produktivite bez stresu. Pretože ako hovorí David Allen, tvorca metódy GTD, „naša hlava slúži na vytváranie myšlienok, nie ich uchovávanie„.

Osvedčené postupy pri budovaní vlastného externého mozgu budeme s účastníkmi GTD tréningu preberať už 20.2. v Bratislave a 22.3. v Prahe.