TIME MANAGEMENT – KDE JE TEDY PROBLÉM?

Čas vlastně řídit nemůžeme. Čas prostě je. Nemůžeme špatně seřídit pět minut a dostat čtyři nebo šest. Co je to tedy „řízení času“, time management, když se to vlastně jmenuje tak nesprávně? Je to řízení či plánování věcí, které skutečně děláme, v průběhu času. Pro vrcholové manažery je ale snazší říci, že potřebují řídit čas, než sebe samotné. Je snazší udělat si z času nepřítele a dát na obdiv svou hodnotu („mám na práci tolik velkých a důležitých věcí“), než říci, „nedokážu dodržovat své dohody“.

Protože řízení času je ve skutečnosti řízením dohod.

Pocit, který máte na konci dne z toho, co jste udělali (a co jste neudělali), je úměrný tomu, jak dobře jste podle stejného vnímání dodržovali závazky či dohody se sebou samotnými. Udělali jste to, co jste si řekli, že uděláte? Dosáhli jste toho, čeho mělo být dosaženo? Plýtvání či ztráta času znamená jen pocit, že jste měli dělat něco jiného, než jste dělali. Spánek tak není ztrátou času, pokud ho potřebujete. Když se namísto zpracování strategického plánu jdete projít, není to ztrátou času, pokud jste přesvědčení, že procházka byla v daném okamžiku tím pravým. Problémy začínají až v okamžiku, kdy zjistíte, že jste neudělali, co jste si dohodli sami se sebou.

Typickou vlastností zkušených manažerských leaderů je schopnost vzít na sebe riziko. Protože k podstoupení rizika musí člověk mít určitou zdravou sebedůvěru, je pro vyšší úrovně odpovědnosti důležité především důvěřovat sobě samotnému. Jedněmi z největších sabotérů sebedůvěry jsou nedodržené dohody. Pokud nedodržíme dohody s druhými – se zaměstnanci, se zákazníky, s akcionáři – ztrácíme automaticky i jejich podporu. Skutečnou obětí nesplněných závazků či dohod jsme ale nakonec jen my sami. Nic nám nesebere vítr z plachet více.

Většina vrcholových manažerů považuje nejspíše sebe sama za poměrně důvěryhodné. Ale řízení závazků je mnohem složitější, choulostivější a náročnější, než si většina lidí dokáže uvědomit. Pokud v nich máme mít opravdu jasno, musíme nejprve vědět, které naše závazky či dohody jsou – a jen málo lidí je má všechny jasně definované.

Naprosto základním typem dohody je, že se budeme v určitý čas nacházet na určitém místě (tedy schůzka). Nejchoulostivější a nejnáročnější dohoda je dělat to, co chceme dělat ve svém životě (naplňujeme svůj smysl života, žijeme v souladu se svými hodnotami?). A potom je spousta dohod někde mezi tím. Většina manažerů má zhruba čtyřicet až sto projektů – s tím, že projekt je něco, co je potřeba dokončit a co tvoří více než jeden krok (pořídit nové auto, najmout asistentku, jet s rodinou na dovolenou na hory, spustit novou produktovou řadu, pořídit nové golfové hole apod.). Tyto projekty se pak řídí zhruba deseti až patnácti klíčovými oblastmi odpovědnosti, které mají v práci (strategické plánování, správa majetku, rozvoj zaměstnanců, povinnosti ke správní radě atd.) a v soukromém životě (zdraví, vztahy, kariéra, peníze). K tomu přidáme ještě odpovědnost za definování a sdělování firemní vize a za formulování a vykonávání dlouhodobé a krátkodobé strategie směrem k naplnění této vize. Navíc, žádnou z těchto věcí nemůžeme prostě udělat – reprezentují jen konečné výsledky. Nad všemi uvedenými závazky musíme provádět nějaké fyzické akce (kdy alokujeme osobní prostředky) – odesílat maily, provádět telefonní a osobní hovory, psát dokumenty, číst návrhy – a těch jsou často stovky.

Všechny tyto dohody je nutné začlenit do systému, kterému se běžně říká „nastavení priorit“. A pokud libovolný z těchto horizontů „práce“ není řádně zachycen, ujasněn, uspořádán nebo zrevidován, je výsledkem částečná ztráta důvěry v naše vlastní chování.

Protože tento veliký úkol sebeřízení byl zdeformován a zredukován na pouhé řízení či plánování času (time management), používaly se pro něj naprosto neadekvátní metody a nástroje. Pokud bychom nemuseli krotit nic jiného než čas, skutečně by nám stačil kalendář a hodiny (plus trocha efektivity práce). Řízení závazků tak bylo degradováno jen na jeden triviální princip – mít denní seznam úkolů. Ten ale přestal fungovat už od okamžiku vynálezu telefonu a pokud se snažíme řízení celého složitého světa kolem nás, ve kterém pracujeme na několika hladinách soustředění, zredukovat na jednoduché kategorie „ABC“ a na jednoduché denní seznamy, je výsledkem svázanost a ne svoboda.

Skutečně dobré postupy sebeřízení vysoce výkonných profesionálů dnes vyžadují důkladné zachycování a ujasňování veškerých závazků – malých, větších, osobních i profesních – v uceleném systému. A kromě samozřejmých výsledků na nejvyšší úrovni, které musíme definovat a revidovat (smysl života, hodnoty, vize, cíle, strategie) musíme stejně důsledně rozhodnout a sledovat i mnohem větší množství různých projektů a akcí či kroků, které potřebujeme, abychom měli vše hotovo – a to všechno v rámci vhodných hranic, které nám zajistí udržitelnou rovnováhu v práci i životě. Stupeň, do jakého jsme spokojeni s tím, co děláme, je roven stupni, ve kterém víme, co neděláme – s tím, že je to takto v pořádku. A už dosti manažerských starostí. Teď je na čase hodit řízení času za hlavu.

— DAVID ALLEN

Komentáre

Pridať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře.