Kúp niečo dobré, miláčik! (alebo ako produktívne nielen nakupovať)

Úlohy, povinnosti, záväzky. Pracovné, súkromné. Veľké, malé. Dôležité, nedôležité. Urgentné, neurgentné.

Do niektorých úloh sa púšťame radšej, niektoré odsúvame do poslednej možnej chvíle, až pokým nezačnú horieť. A potom hasíme požiar. V strese. A viacerí z nás sa už pohybujú v konštantnom režime hasenia požiarov. Vždy niečo horí a my hasíme to, čo horí najviac.

David Allen, tvorca metódy GTD, hovorí, že existujú len 2 typy úloh. Tie, ktoré nás priťahujú, láka nás zrealizovať ich a vyčiarknuť si ich zo zoznamu. A potom sú to tie druhé úlohy, tie ktoré máme tendenciu preskočiť, presunúť, nevidieť. Bránime sa im, tlačíme ich pred sebou, prokrastinujeme.

Vysvetlenie je relatívne jednoduché. Vyplýva z toho ako funguje náš mozog. Náš mozog totiž túži po jednoznačných, konkrétnych, ľahko uchopiteľných úlohách. A naopak, má tendenciu vyhýbať sa nejednoznačnosti, komplexnosti, komplikovanosti. Ak je našou úlohou odpísať na jednoduchý email, pričom k odpovedi máme všetky potrebné informácie a celé nám to nezaberie viac ako pár minút, vybavíme to väčšinou radi a rýchlo. A mozog nás za vybavenie odmení dávkou dopamínu, teda chemickou látkou vznikajúcou v mozgu, keď niečo dokončíme. Poznáte ten pocit, keď si zo zoznamu úloh niečo odškrtnete? Za to môže dopamín. Čo sa však deje, ak dostaneme email s textom na celú obrazovku a ešte k tomu so 4 rôznymi prílohami? Pravdepodobne sa mu budeme snažiť vyhnúť. Už len predstava, že ho budem musieť najskôr 15 minút len čítať, potom nad prílohami premýšľať, nakoniec sa ešte musieť poradiť s kolegom a vo finále mi z neho vyplynie možno 5 úloh, znie hrozivo. Túto túžbu ľudí po jednoznačnosti a zároveň tendenciu vyhýbať sa nejednoznačnosti definuje psychologický termín Potreba kognitívneho uzatvorenia.

Na jednom z našich GTD tréningov sa obchodný riaditeľ istej medzinárodnej firmy s nami podelil o to, že jednou z najťažších úloh, ktoré v týždni dostáva, je úloha od jeho manželky, aby sa po ceste z práce zastavil v obchode a kúpil “niečo dobré”. Ak takúto úlohu prijme, výsledkom je nekonečne dlhý čas strávený v obchode a veľa kognitívnej energie spálenej na premýšľanie o tom, čo by asi mohlo byť “niečo dobré”. Z tréningu tento pán odišiel so záväzkom, že nabudúce od manželky bude chcieť konkrétny nákupný zoznam. Predsalen, cestoviny, parmezán, olivy a fľaša bieleho vína sa kupujú oveľa rýchlejšie a jednoduchšie ako “niečo dobré”. 🙂

Teraz, keď už vieme ako funguje naša hlava, môžeme túto informáciu využiť v náš prospech. Ak do nášho života vstúpi záležitosť, ktorá je nejasná a komplexná, potrebujeme ju v prvom kroku pretransformovať na niečo konkrétne, niečo s čím si náš mozog hravo poradí. Aj najzložitejší a najkomplexnejší projekt sa dá pohnúť dopredu iba jednoduchými krokmi. Niekomu zavoláme, niekomu napíšeme, s niekým sa stretneme, poradíme sa, naštudujeme si nejaké informácie, atď. Zabudnime na chvíľu na strašidelnú komplexnosť a zadefinujme si jeden veľmi konkrétny krok, ktorým začneme. A ak nevieme, čím začať, skúsme si predstaviť želaný výsledok danej úlohy alebo projektu. Ak totiž pomôžeme našej hlave vytvoriť si mentálny obraz želaného výsledku, ona nám následne oveľa ľahšie pomôže identifikovať konkrétny krok, ktorý nás k želanému výsledku priblíži.

Otázky “Aký je želaný výsledok?” a “Aký je ďalší krok?” predstavujú základný myšlienkový proces GTD. Robiť rozhodnutia o želaných výsledkoch a ďalších krokoch, keď sa záležitosti objavia a nie až keď vybuchnú, je pre dosiahnutie produktivity bez stresu kritické.

Ak sa nechceme v obchode na hodinu zaseknúť a zúfalo sa prechádzať medzi regálmi hľadaním niečoho dobrého, urobme si vopred nákupný zoznam. A ak sa nechceme v strede dňa zaseknúť pri dôležitom projekte, pri ktorom ešte nemáme premyslené ďalšie kroky, vyhraďme si čas na premýšľanie a definovanie úloh.

Tak a teraz sa vráťme k tým našim všetkým komplikovaným úlohám a projektom, ktoré už dlhšie odsúvame, a zadefinujme si, kam sa chceme dostať a čo pre to urobíme ako prvé. A výsledky takéhoto premýšľania si zaznamenajme do nášho systému, tak aby sme tieto úlohy mali k dispozícii pred očami práve vtedy, keď na nich budeme môcť pracovať a zároveň, aby nás neoberali o pozornosť vtedy, keď na nich pracovať nemôžeme alebo nechceme. Ale o osvedčených metódach pre usporiadania úloh až niekedy nabudúce…

Komentáre

    Pridať komentár

    * Nezabudnite na povinné pole.