Dá sa pomocou GTD zvýšiť produktivitu iných ľudí?

Z času na čas sa stáva, že niektorí účastníci našich tréningov prídu k záveru, že metóda GTD je síce skvelá, ale nerieši ich problém kompletne. Čiastočne frustrovane totiž konštatujú, že nech sa snažia byť akokoľvek produktívni, vonkajší svet im ich produktivitu neustále podkopáva. Majú skrátka pocit, že GTD systém by mali využívať v prvom rade všetci okolo nich. 🙂

Majú na mysli svojich šéfov, ktorí im dávajú úlohy na poslednú chvíľu a neustále menia priority alebo termíny porád. Hovoria o svojich podriadených, ktorí ich niekoľkorát denne vyrušujú s otázkami a znemožňujú im akúkoľvek snahu o sústredenie. Spomínajú tiež zákazníkov, pre ktorých bolo všetko už včera neskoro. A odberateľov, ktorým musia všetko povedať 3x, aby mali akú-takú šancu, že objednávka dorazí v poriadku.

Dávam im za pravdu, že metóda GTD je v prvom rade metóda osobnej produktivity. Týka sa nás osobne, nie iných ľudí. A to znamená, že jej cieľom primárne nie je zredukovať počet úloh a povinností, ktoré sa na nás valia zo všetkých strán. Cieľom je posadiť človeka na sedadlo šoféra, aby získal nad svojou prácou kontrolu a začal svoj svet proaktívne riadiť.

S pomocou 5 krokov GTD teda ľudia nezmenia to, čo sa na nich valí z vonkajšieho sveta, ale zmenia svoj vnútroný postoj a prístup k tomu, čo sa na nich valí. Zmenia svoje reakcie na okolitý svet. Naučia sa optimálne reagovať na vstupy, ktoré do ich života prichádzajú. A to zvýši ich produktivitu.

Po určitom čase si však ľudia praktizujúci GTD naozaj začnú všímať, že sa postupne mení aj prístup ich okolia. Na nedávnom školení sme mali napr. manažérku z banky, ktorá nám vysvetľovala, že si veľmi zodpovedne vedie svoj zoznam „čakajúcich“ položiek. To znamená zoznam všetkých úloh, v ktorých musí ďalší krok urobiť niekto iný a ona zatiaľ čaká. Porozprávala nám, že akonáhle si ľudia v jej tíme zvykli, že takýto zoznam má, výrazne to prispelo k ich zodpovednosti a zvýšila sa pravdepodobnosť, že delegovanú úlohu naozaj včas zrealizujú. Zistili totiž, že ich šéfka na úlohy nikdy nezabúda. 🙂

David Allen, tvorca metódy GTD, hovorí, že čím väčší chaos je okolo nás, tým viac sa potrebujeme sústrediť na to „naše políčko„, na svoju vlastnú produktivitu. A ako vedľajší efekt sa potom často dostaví aj zmena správania ľudí naokolo. Čo, samozrejme, prispieva nielen k zvýšeniu našej osobnej produktivity, ale aj produktivity celej organizácie.

Zoznam „čakajúcich položiek“ je len jedným z nástrojov, ktorých pravidelné využívanie pozitívne zasiahne nielen Vás osobne, ale v konečnom dôsledku aj ľudí okolo Vás. O ďalších nástrojoch osobnej a organizačnej produktivity sa budeme rozprávať na našich otvorených GTD tréningoch 22.3.2018 v Prahe a 24.4. v Bratislave.