Zkuste mít vše hotovo: Getting Things Done

Autor: Marek Kogan, certifikovaný GTD trenér pro Českou republiku a Slovensko 
(Zdroj:  Magazín Moderní řízení 03/2019)

Právě jste dovečeřeli, když si uvědomíte, že smlouvu ležící na stole potřebujete zítra v práci. Je to důležité. jakou strategii zvolíte?

Pokud tuto otázku postavím před účastníky našich kurzů, obvykle odpovídají, že by si smlouvu raději dali rovnou do tašky, položili si na ni klíče od auta, nastavili si připomínku v mobilu, nebo si dokonce tašku i se smlouvou rovnou odnesli ke dveřím bytu či domu. Pokud se jich pak ptám proč, zní − někdy trochu nechápavá − odpověď: Přece proto, abych na ni nezapomněl, a zároveň na to nemusel celou noc myslet.

Produktivita podle GTD

Metoda Getting Things Done, či chcete-li zkráceně GTD, je postavena na jednoduchých principech, které vycházejí z toho, jak funguje náš mozek. Pokud využijeme zmíněného příkladu, jde nám zjednodušeně řečeno o to, naučit se pokládat věci před ty správné dveře. Hlavním cílem je totiž přesvědčit sebe sama, že se s danou věcí “potkám” ve správný čas, aniž bych na ni musel neustále myslet. Ve většině případů samozřejmě nejde o fyzické dveře, ale o mentální prostor v naší mysli.

Jinak řečeno, metoda GTD mluví o tom, jak si potřebujeme naplánovat a strukturovat svůj život, abychom mohli důvěřovat tomu, že najdeme ty správné věci na tom správném místě a ve správný čas. Tedy přesně ve chvíli, kdy budeme moci s tou kterou záležitostí něco udělat, budeme ji moci vyřešit nebo využít. Zároveň bychom se s pomocí této metody měli naučit zbavit se neustálého neproduktivního myšlení na věci, které musíme vyřešit, které nás ještě čekají. Co musím mít před očima, když se připravuji na čtvrtletní poradu se šéfem? Co je potřeba si připravit před schůzkou s důležitým zákazníkem? Nač nesmím zapomenout v pondělí ráno? Přesně takové situace nás GTD učí zvládat efektivně.

Obsáhnout tuto metodu jedinou větou je nemožné. Pokud se o to přesto pokusíme, asi bychom ji mohli označit za komplexní přístup k řízení vlastního života, pracovního i soukromého. Je to umění transformovat nekonečný proud informací, povinností, úkolů a závazků, které se na nás v dnešním světě valí ze všech stran, do systému produktivity bez stresu. To nás mimochodem přivádí k jedné důležité otázce: co produktivita pro nás osobně je? Na základě čeho si můžeme večer říci, že náš den byl produktivní?

Kontrolu nad proudem práce a života můžeme získat s pomocí pěti kroků řízení workflow. Pak budeme mít náš život ve svých rukou.

Když lidé nestíhají, cítí se zahlceni a ve stresu, mají obvykle tendenci pracovat ještě usilovněji a déle. Mají prostě snahu vše zvládnout, dohnat ztrátu či zpoždění. Ovšem podle GTD nám ke zvýšení produktivity nepomůže jen pracovat více či déle. Jedním z pilířů této metody je velmi jednoduchá definice produktivity, která říká, že jde o udržitelný způsob dosahování žádaných výsledků s co nejmenším úsilím, při co nejmenším množství investovaného času a minimu stresu. Být produktivní tak znamená být optimálně zapojený do svého vlastního života, být uvolněný, soustředěný na aktuální okamžik a věřit si, že se v každé konkrétní chvíli věnuji právě té nejdůležitější věci. Zkuste si vzpomenout, kolikrát v životě se vám stalo, že jste odjížděli na dovolenou s tím, že si odpočinete. Po návratu jste ale zjistili, že vlastně vůbec odpočinutí nejste. Takovou dovolenou bychom za produktivní mohli označit jen velmi obtížně.

Kontrola a perspektiva

David Allen, tvůrce metody GTD a autor stejnojmenného bestselleru (jeho profil můžete najít v Moderním řízení 02/2019), obvykle mluví o tom, že principy GTD ve skutečnosti nevymyslel. Pouze se mu je podařilo rozpoznat během jeho práce se těmi nejúspěšnějšími, nejvytíženějšími a nejproduktivnějšími lidmi ve firmách na celém světě. Jak sám říká, schopnost fungovat produktivně závisí především na dvou základních parametrech − kontrole a perspektivě. Kontrole ve smyslu mít věci pod kontrolou, perspektivou pak myslíme schopnost strategického nadhledu, díky kterému můžeme důvěřovat tomu, že to, co právě děláme, je to nejdůležitější a směřuje to k něčemu pro mě osobně smysluplnému, k výsledku, který z nějakého důvodu chci.

Tento přístup bychom mohli přirovnat k řízení auta. To se snažíme mít také pod kontrolou prostřednictvím volantu, řadicí páky, brzdy, spojky a plynu. Ovšem samotný fakt, že máme auto pod kontrolou, ještě neznamená, že s ním jedeme tam, kam chceme či potřebujeme. Pro to je nutná určitá perspektiva, nadhled, pohled na mapu, ukazatele směru nebo navigaci.

Chcete si přečíst celý článek?

---

Zajímá vás téma produktivity bez stresu? Již 14.5.2019 přijede David Allen, tvůrce metody GTD, poprvé do Prahy a bude jedním z hlavních řečníků na konferenci HR Meeting 2019.