STÁLE SAMÉ NADČASY

Chytený v pasci zaneprázdnenosti

Keď som nedávno koučoval jedného lídra, objavil som ďalšiu úroveň pasce zaneprázdnenosti – syndróm: “Keby som len mohol robiť niečo, pričom by som mal pocit sústredenia, pocit, že sa nemusím zaoberať úzkosťou zo všetkých ostatných záležitostí, ktoré by som mal robiť.” Spracoval všetky svoje emaily až na posledný tucet – tie ktoré si chcel nechať tam, pretože na každú odpoveď potreboval viac ako 2 minúty. Už si vytvoril kategóriu úloh v Outlooku nazvanú “Na počítači”. Pretože som chcel, aby prestal využívať Inbox ako skladovaciu schránku, a aby ochutnal, aké to je mať inbox prázdny, postrčil som ho, aby pokračoval a presunul tie emaily mimo inboxu do zoznamu “Na počítači”. Keď to urobil, mohli ste vidieť svetlo svitania. “Wow! Teraz vidím celý svoj pracovný inventár na jednom mieste! A teraz si uvedomujem, že by som si dovolil tráviť čas na týchto emailoch pred čímkoľvek iným, pretože to by vypadalo ako najjednoduchšia voľba. Teraz ich viem okamžite vyhodnotiť v kontexte všetkých úloh. Nie sú stratené a sú v správnej perspektíve. Nechával som sa vtiahnuť do najjednoduchšej veci, ktorá vytvárala pocit zaneprázdenosti, namiesto toho, aby som mal lepší pocit z lepších rozhodnutí.

Von z pasce zaneprázdenosti

Upravte predmetový riadok emailov, keď ich ukladáte, odpovedáte alebo presmerovávate. Jedna chvíľka mentálneho úsilia a pohybu z vašej strany pomôže neskôr vám aj ostatným vo vyhodnocovaní, o čom je daný email, popri tom ako sa zmení na viaceré veci s rôznymi účelmi. Psychická pamäť RAM má tendenciu prinášať do vedomia položky, ktoré sú najnovšie (úplne posledné v čase) a najhlučnejšie (emocionálne), čo je iba ťažko ten najefektívnejší systém ukladania a vyberania informácií. Podobne, ak váš systém pripomienok ďalších krokov je náhodný (lístočky nalepené na obrazovke, zápisky z telefonátov na stole, poznámky položené na kresle, vyrušenia ľudí), vaše momentum energie zaneprázdenosti sa bude držať najjednoduchších vecí, aby si udržalo svoju frekvenciu. Ale to, čo máte najzreteľnejšie pred očami, nie je najlepším kritériom pre rozhodovanie o tom, čo by ste mali v danej chvíli robiť. Prestaňte. Robte to, čo je potrebné robiť, aby ste mali čo najlepší pocit z toho, čo robíte. Nikdy nemôžete byť dosť zaneprázdený na to, aby zmizla potreba byť zaneprázdnený. A keď si vedome vyberiete prácu, ktorú robíte, je výrazne jednoduchšie rozhodnúť sa, na čom nepracovať.

Všetko by malo byť robené tak jednoducho ako je to len možné. Ale nie jednoduchšie. — Albert Einstein

–  David Allen, tvorca metódy GTD