POTREBA “CELOŽIVOTNÉHO ZOZNAMU ÚLOH”

Koncept denných a týždňových zoznamov úloh je rovnako zastaralý ako rotačný telefón. Potrebujeme mať úplný, holografický pohľad na všetko, čo chceme dosiahnuť a všetky kroky potrebné k začatiu týchto vecí. A potrebujeme mať prístup k pohľadu na tieto činnosti kedykoľvek, keď máme šancu na nich pracovať.

Takmer všetci, s ktorými som sa vo firmách mojich klientov stretol, sú v práci veľmi zaneprázdení a cítia sa zavalení. Stratégia a prioritizácia sú určite potrebné pre adresovanie týchto problémov, ale prinajmenšom rovnako dôležitá je požiadavka, aby si ľudia nastavili svoje životy tak, aby boli oveľa efektívnejší v tom, koľko vecí vedia za deň realizovať.

Ak by som si mal požičať myšlienku zo začiatkov stratégie firmy Motorola, musíme “vyťažiť šírku pásma.” V Motorole vytvorili technológiu využitím diskrétnych voľných oblastí “medzi riadkami” v už existujúcich rádiových frekvenciách. Rovnako my potrebujeme byť pripravení a vedieť využiť tie zvláštne kostrbaté priestory času a energie, v ktorých sa v priebehu našich dní nachádzame.

Mali ste niekedy veľmi nízku schopnosť udržania pozornosti?  Či už to bolo zapríčinené externými podmienkami alebo vytvorené vnútorne (ako napr. o 16:30 v deň, keď ste mali 6 stretnutí a z toho 5 náročných)? Mali ste niekedy neplánovane k dispozícii krátky časový úsek, ako napr. čakanie na poradu, ktorá sa oneskorila? Mali ste niekedy 5 hodinovú cestu lietadlom s minimálnymi vyrušeniami?

Existuje veľmi málo časových období a miest, keď máme vhodnú hladinu energie, vhodné nástroje a neprerušované časové bloky, aby sme mohli pracovať na “najdôležitejsích” úlohách. A po zvyšok dňa by sme sa nemali cítiť previnilo, že nepracujeme na úlohách s prioritou č.1. Skôr by sme mali maximalizovať našu produktivitu vyberaním si pracovných úloh (ktoré by sme skôr, či neskôr aj tak urobili), ktoré zodpovedajú situácii.

Využite čas, keď čakáte na stretnutie a prejdite si materiály na Čítanie a Kontrolu. Polejte kvety a doplňte náplň do zošívačky, keď je váš mozog mimo prevádzky. Zavolajte do hotela a urobte rezerváciu, keď máte 10 minút pred nástupom do lietadla. Problémom je, že väčšina ľudí nemá tieto možnosti voľby zadefinované a roztriedené do vhodných kategórií, v ktorých by sa mohli prehrabávať, keď tieto situácie nastanú. A väčšinou, keď sa tie zvláštne časové úseky vyskytnú, nemajú energiu spomenúť si na ne alebo prísť na ne.

Existuje veľmi tenká hranica medzi prácou na menej dôležitých položkách ako forme prokrastinácie a prácou na nich, pretože je to v danej chvíli najproduktívnejšia vec, ktorú viete robiť efektívne. V najhoršom prípade je to energizujúca cesta ako poloproduktívne mrhať svojim časom. A v najlepšom prípade to znamená optimálne využitie zdrojov samého seba.

David Allen

P.S.: Ako povedal Daniel Cohen, všetci máme chvíle, kedy rozmýšľame efektívnejšie, a tiež chvíle, kedy by sme nemali rozmýšľať vôbec.

Komentáre

    Pridať komentár

    * Nezabudnite na povinné pole.